Contoh Surat Rasmi: Format Surat Kerajaan [Muat Turun Template]

Contoh Surat Rasmi: Format Yang Betul & Template [Muat Turun] ~ Dalam urusan rasmi, anda memerlukan surat rasmi dengan format yang betul.

Terdapat banyak contoh surat rasmi yang anda boleh dapatkan melalui carian internet, namun tahukah anda, yang mana satukah yang betul dan sesuai digunakan untuk tujuan rasmi anda?

Berikut kami kongsikan format yang betul serta template surat rasmi untuk rujukan anda. 

BACA JUGA: Contoh Surat Tidak Hadir Ke Sekolah (Kerana Bimbang COVID-19 dll)

Pengenalan

Sejak sekolah lagi kita telah diajarkan untuk menulis surat rasmi dengan betul. Surat rasmi adalah merupakan satu jenis surat berformat yang digunakan untuk tujuan rasmi.

Jika dibandingkan dengan surat tidak rasmi, terdapat beberapa perbezaan yang ketara antara keduanya terutamanya dari segi format. 

Terdapat format tertentu yang perlu diikuti semasa membuat surat rasmi bagi memastikan surat yang dihantar kelihatan profesional dan tujuan anda menghantar surat tersebut dapat dicapai. 

Format Surat Rasmi

Dalam surat rasmi, anda perlu pastikan perkara-perkara tersebut ada; 

1. Alamat pengirim – Hendaklah ditulis nama penuh
2. Nama penerima – Nyatakan nama penuh penerima, jawatan
3. Alamat penerima – Nyatakan alamat penuh penerima. Sekiranya penerima mewakili sesuatu organisasi/jabatan/agensi, nyatakan sebelum alamat
4. Tarikh surat dihantar – Diletakkan pada sebelah kanan sebaris dengan negeri alamat penerima)
5. Kata menghadap – Tuan/Puan/dll
6. Perkara (Subjek utama atau tujuan surat tersebut dihantar)
7. Isi surat – Nombor perenggan ditulis pada setiap perenggan kecuali perenggan pertama
8. Pengakuan pengirim- Yang benar, / Yang bertugas, / dll
9. Tanda tangan dan nama penghantar

Format Surat Rasmi Kerajaan

Surat rasmi adalah alat komunikasi bertulis antara sebuah pejabat awam dengan pejabat awam yang lain atau pihak luar.

Surat rasmi digunakan oleh pejabat awam untuk menyampaikan pemakluman, arahan, pertanyaan, permohonan dan sebagainya. Ia merupakan medium interaksi utama dalam menyampaikan maklumat dan perkhidmatan pejabat awam kepada pelanggannya.

Penggunaan format yang SERAGAM akan memudahkan pengirim dan penerima memahami mesej yang ingin disampaikan.

Surat rasmi ini perlu disediakan dengan tepat dan betul serta memerlukan KAWALAN dari aspek kejelasan kandungan, kesahihan kontekstual dan ketepatan struktur bagi mematuhi persekitaran perundangan dan standard kualiti kerana ia merakamkan setiap transaksi dan aktiviti rasmi yang akhirnya menjadi bahan BUKTI keberkesanan tadbir urus sesebuah pejabat awam.

Maklumat lanjut, rujuk buku Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam di muka surat 14-37.

Contoh & Template Surat Rasmi

A. Contoh Surat Rasmi Tidak Hadir Ke Sekolah:

Razif bin Badrol,
Jalan Bunga Kertas,
Taman Pokok Sena,
12345 Shah Alam
 

Guru Besar,
Sekolah Kebangsaan Pokok Sena,
Taman Pokok Sena,
12345 Shah Alam                                                                                           11 April 2023

Tuan,

ANAK TIDAK DAPAT HADIR KE SEKOLAH

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan kepada tuan bahawa anak saya, (NAMA), dari kelas (NAMA KELAS) ingin memaklumkan kepada pihak tuan bahawa dia tidak dapat hadir ke kelas pada tarikh berikut (TARIKH TIDAK HADIR KE SEKOLAH).

3. Ini adalah kerana pada tarikh yang dimaklumkan di atas, anak saya (TULISKAN ALASAN).

4. Bersama-sama surat ini saya sertakan surat rujukan doktor dan bukti menerima rawatan di klinik (JIKA ADA).

Segala perhatian dan keprihatinan tuan dalam hal ini didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian.

Yang benar,

__________________

(Razif bin Razak)

B. Contoh Surat Rasmi Untuk Memohon Kebenaran: 

C. Contoh Surat Rasmi Rayuan: 

<<< MUAT TURUN template surat rasmi di bawah >>>

Tips Penulisan

1. Pastikan anda menggunakan ayat formal dan bahasa baku yang ringkas. Jangan menggunakan ayat dan bahasa yang tidak formal atau berbunga-bunga seperti novel. 

2. Ayat mestilah ditulis dengan jelas dan boleh difahami kedua-dua belah pihak, pengirim dan penerima. 

3. Gunakan panggilan hormat yang betul. Sekiranya anda menulis kepada pihak yang berpangkat Datuk, Tan Sri, sila gunakan pada tempat yang sesuai. Sekiranya anda tidak mengetahui status dan jantina penerima, boleh gunakan sahaja panggilan hormat “Tuan”. 

4. Wajib nomborkan perenggan kecuali perenggan pertama dan terakhir. Mulakan dengan nombor 2 dan ke atas. 

5. Semak surat anda beberapa kali bagi mengelakkan sebarang kesalahan ejaan dan pembentukan ayat yang salah dan tidak difahami.